Embora muitas empresas em todo o mundo já tenham digitalizado e automatizado todos os seus fluxos de trabalho e recursos, o termo DTM- Documento Transacional Digital – ainda parece uma oportunidade inexplorada.
O gerenciamento de Documentos Transacionais Digitais representa uma etapa transformadora pela qual muitas empresas ainda não passaram. Eles trocaram suas planilhas por um software CRM em nuvem, começaram a usar aplicativos de RH, mas poucas utilizam os recursos da transação digital para envio de faturas, contratos, comprovantes de entrega e muitos outros tipos de documentos. Eles acreditam que o papel é de alguma forma mais confiável, mais seguro ou mais fácil de rastrear.
O que é o DTM e de onde veio?
O DTM é uma categoria de serviços, por isso é difícil rastrear suas origens. O gerenciamento de Documentos Transacionais Digitais é um conjunto de ferramentas e práticas que ajudam as empresas a gerenciar transações baseadas em documentos sem papel.
De certa forma, o DTM é uma extensão do gerenciamento de ativos digitais, mas se concentra mais nos pontos em que os ativos são passados entre as partes (negócios e consumidores, negócios e clientes, negócios e funcionários). Alguns dos principais componentes do DTM incluem:
- Assinaturas eletrônicas;
- Autenticação / prova de identidade;
- Arquivamento de documentos;
- Automação de fluxo de trabalho (submissão, aprovação, confirmação, etc.);
- Meta processos de transação (como controle de acesso e auditoria).
A gestão de transações feitas em papel tem problemas tangíveis:
- Erro humano (as pessoas fazem transcrições erradas, omitem dados importantes ou esquecem de arquivar documentos)
- Controle administrativo limitado
- Falta de segurança formal
- Falta de visibilidade durante longos períodos de tempo.
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A Print Laser oferece muitos benefícios para organizações de todos os tamanhos, setores e geografias, em três áreas principais:
- Ganhos financeiros imediatos – Ao reduzir o tempo de transação, as organizações veem os benefícios financeiros da movimentação em semanas, em vez de meses ou anos;
- Transforma a experiência do cliente; em vez de esperar dias, semanas ou até meses para que as transações sejam concluídas, o progresso pode ser feito quase instantaneamente;
- Essa velocidade deixa clientes externos e internos satisfeitos e eleva a organização que fornece o serviço superior;
- Demonstra prontamente conformidade; cada documento tem uma trilha de auditoria digital de fácil acesso para tornar a documentação de conformidade para as leis e regulamentações do setor rápida e fácil.
O gerenciamento do conteúdo transacional que compõe os documentos e a comunicação com seus clientes tem inúmeras definições de órgãos regulatórios, demandas internas de produtos e marketing, além da preocupação com a integridade de dados.
A solução Connect Billing da Digital traz um conjunto de ferramentas e know-how que atende a todos os requisitos técnicos e operacionais para garantir uma correta comunicação e entrega de seus documentos por meio das plataformas digitais.
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- Processa os dados transacionais de grandes volumes com segurança e confiabilidade;
- Validação de “billing”: é uma ferramenta que valida as regras de negócio em qualquer estrutura de dados e que dá qualidade e integridade nas informações transacionais;
- Distribuição para impressão: gera arquivos em vários formatos e resoluções;
- Distribuição segura por e-mail: encaminha os documentos por e-mail alinhado a uma consultoria de boa práticas na entrega de e-mails;
- Armazenamento de conteúdo: guarda ou acessar seus documentos de qualquer plataforma e pelo tempo que sua empresa precisar.
A Print Laser executa a gestão de negócios para impressão e distribuição eletrônica, controlando tudo de um só lugar.